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Gestão Documental e
Publicação Oficial
O (SGDPO) tem como objetivo publicar os atos oficiais do Estado, bem como assegurar a racionalização, a padronização, a identificação, a preservação, o acesso e a divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais, garantindo o cumprimento da legislação em vigor quanto à gestão documental e à padronização dos documentos e da publicação oficial.
A Gerência de Gestão Documental(GEDOC/SEA) por intermédio da Diretoria de Arquivo Público do Estado (DIAP/SEA), é um dos núcleos técnicos integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO).
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) são grupos permanentes e multidisciplinares, formados por no mínimo 5 servidores efetivos ou empregados públicos, que são responsáveis pela disseminação das políticas de gestão documental no âmbito dos órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO).
Dentro desse contexto, a CPAD se configura como uma extensão do núcleo técnico de gestão documental, desempenhando um papel estratégico ao coordenar e orientar ações no órgão relacionadas à gestão de documentos. Isso abrange desde a elaboração, atualização e implantação dos instrumentos de gestão documental até a tomada de decisões sobre o destino dos documentos, seja para a guarda permanente, recolhimento ao Arquivo Público, ou eliminação oficial por meio do processo de eliminação de documentos.
É por meio das CPADs que os órgãos integrantes do SGDPO implementam a Política Estadual de Gestão Documental.
Mais informações sobre as atribuições da CPADs podem ser conferidas, na íntegra na IN 08/2024 ou no email: gedoc@sea.sc.gov.br
É o instrumento que apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais geral para
o mais específico. Essa disposição utilizada no plano de classificação é denominada metodologia funcional.
O Plano de Classificação está dividido, atualmente, em 6 grupos. Do grupo 1 ao 5 a classificação é referente às atividades-meio, onde encontram-se as funções do
estado que são comuns a todos os órgãos, normatizadas por Sistemas Administrativos, distribuídas hierarquicamente. O Grupo 6 é onde estão identificadas as funções finalísticas do estado, cada uma identificada como um subgrupo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de gestão resultante da avaliação documental realizada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
É o instrumento que apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais geral para
o mais específico. Essa disposição utilizada no plano de classificação é denominada metodologia funcional.
O Plano de Classificação está dividido, atualmente, em 6 grupos. Do grupo 1 ao 5 a classificação é referente às atividades-meio, onde encontram-se as funções do
estado que são comuns a todos os órgãos, normatizadas por Sistemas Administrativos, distribuídas hierarquicamente. O Grupo 6 é onde estão identificadas as funções finalísticas do estado, cada uma identificada como um subgrupo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de gestão resultante da avaliação documental realizada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
A eliminação de documentos públicos ocorre após a conclusão do processo de avaliação e seleção dos documentos por meio da aplicação da tabela de temporalidade da atividade meio e/ou a finalística do Órgão. Esta ação é coordenada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) de cada órgão e supervisionadas pela GEDOC.
Para que possam ser eliminados, os documentos deverão ter cumprido seus prazos de guarda, e a destinação final deverá ser “eliminação”. Os procedimentos para efetuar a eliminação dos documentos são descritos em Instrução normativa específica.
A eliminação deverá ser registrada no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, como processo digital com o Assunto 408 – Eliminação de Documentos e Classe 12 – Processo sobre Eliminação de Documentos. Somente após a aprovação da GEDOC e da publicação do edital de ciência de eliminação dos documentos, assegurados o prazo de
até 45 dias para reclames, o Órgão poderá efetivar a eliminação.
O ato de eliminação de documentos públicos, que estejam em suporte físico (papel,microfichas, CDs), será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a
supervisão de um dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Os Órgãos que ainda não possuem CPAD e/ou Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos publicados, deverão constituir a Comissão e/ou elaborar
os instrumentos de gestão, para que possam proceder à eliminação oficial.
Mais informações sobre o processo de Eliminação podem ser conferidas, na íntegra na IN 2/2024/SEA ou no email: gedoc@sea.sc.gov.br
O recolhimento é uma das etapas do processo de gestão documental e está relacionado à destinação dos documentos. É no decorrer do processo de avaliação, considerada a atividade mais estratégica da gestão documental, que são estabelecidos os critérios norteadores da guarda de documentos de valor permanente e que serão recolhidos ao Arquivo Público.
A aplicação da gestão documental na máquina pública, a partir das tabelas de temporalidade dos documentos públicos, garante através das etapas de recolhimento e/ou eliminação de documentos não apenas considerável economia de recursos e celeridade das decisões e processos de trabalho, mas também, torna disponíveis documentos e informações que podem vir a constituir provas para os órgãos de controle interno e externo, para os programas de combate à corrupção e à improbidade administrativa, dentre outras finalidades.
Documentos que não podem ser doados ou eliminados, pois não perdem o valor ou a validade, constituem o patrimônio documental do Estado e corroboram as ações governamentais, materializam as atividades executadas pelas instituições públicas e delineiam a memória histórica de Santa Catarina.
A partir do recolhimento de documentos ao Arquivo Público, preservam-se aqueles documentos possuidores de valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo, pois são inalienáveis e imprescritíveis.
O processo de recolhimento envolve uma série de etapas que estão descritas na Instrução Normativa nº 5/2024.
Informações complementares ou esclarecimentos podem ser obtidos junto à Gerência.
Abaixo, você encontrará respostas às principais dúvidas relacionadas à gestão documental e às atividades das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD).
1. Elaboração do Plano de Classificação de Documentos
1.1. O que é um Plano de Classificação de Documentos?
É um instrumento que organiza os documentos em categorias, de acordo com as funções e atividades da instituição, facilitando a gestão documental e o acesso à informação.
1.2. Quem é responsável pela elaboração do Plano de Classificação de Documentos?
A elaboração é uma responsabilidade conjunta da equipe de gestão documental do órgão e das comissões permanentes de avaliação de documentos, com o apoio dos agentes públicos do órgão.
1.3. Quais são as etapas para a elaboração do Plano de Classificação de Documentos?
As etapas incluem o levantamento das atividades da instituição, a identificação dos documentos produzidos e recebidos, a definição das classes documentais e a validação do plano com as partes interessadas.
2. Aplicação do Plano de Classificação de Documentos
2.1. Como devo proceder para classificar um novo tipo de documento que não está listado no Plano de Classificação?
Para classificar um novo tipo de documento, consulte a equipe de gestão documental do órgão ou a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Eles podem orientar na inclusão do novo documento no plano.
2.2. O que fazer quando há dúvida sobre a categoria correta de um documento?
Em caso de dúvida, consulte a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Plano de Classificação ou peça orientação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
2.3. Como garantir a uniformidade na classificação de documentos em diferentes setores?
A uniformidade pode ser garantida através de treinamentos regulares, distribuição de manuais e diretrizes e pela supervisão contínua da equipe de gestão documental do órgão.
2.4. Quais são os principais desafios na aplicação do Plano de Classificação de Documentos?
Alguns desafios incluem a falta de conhecimento específico, resistência à mudança e a necessidade constante de atualização do plano para refletir mudanças organizacionais.
2.5. Quem deve ser consultado quando há necessidade de revisar o Plano de Classificação de Documentos?
A revisão do plano deve ser feita em conjunto com a equipe de gestão documental do órgão, as comissões permanentes de avaliação de documentos e, principalmente, pela área produtora do documento.
2.6. Como assegurar que todos os documentos sejam classificados corretamente conforme o Plano de Classificação?
A correta classificação pode ser assegurada através de inspeções internas regulares, treinamento contínuo dos agentes públicos e conhecimento de normas vigentes.
2.7. O que fazer se um documento parece se encaixar em múltiplas categorias no Plano de Classificação?
Nesses casos, deve-se escolher a categoria mais específica ou de maior relevância para o documento, ou consultar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para orientação.
2.8. Como o Plano de Classificação de Documentos pode ser utilizado para melhorar a transparência e a eficiência administrativa?
O plano facilita o acesso e a recuperação de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca de informações e promovendo a transparência e eficiência administrativa.
3. Atualização do Plano de Classificação de Documentos
3.1. Com que frequência o Plano de Classificação de Documentos deve ser atualizado?
O plano deve ser revisado periodicamente, preferencialmente a cada dois anos, ou sempre que ocorrerem mudanças significativas nas atividades da instituição.
3.2. Quem pode solicitar a atualização do Plano de Classificação de Documentos?
Qualquer agente público ou membro das comissões permanentes de avaliação de documentos pode solicitar a atualização, justificando a necessidade com base em mudanças organizacionais ou legais.
3.3. Quais são os critérios para a atualização do Plano de Classificação de Documentos?
Os critérios incluem a relevância e a frequência dos documentos, mudanças nas atividades institucionais, novas legislações e feedback dos usuários.
3.4. Existe algum procedimento padrão para a revisão e atualização do Plano de Classificação de Documentos?
Sim, a revisão e atualização devem seguir um procedimento padrão que inclui a consulta aos documentos atuais, avaliação das mudanças organizacionais, e validação com todas as partes interessadas.
4. Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos
4.1. O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?
É um instrumento que estabelece prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente) para os documentos, de acordo com seu valor administrativo, legal e histórico.
4.2. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos?
Os documentos devem ser classificados conforme o Plano de Classificação e, em seguida, aplicar-se os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade, seguindo os
procedimentos definidos.
4.3. O que fazer com os documentos ao final do prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade?
Os documentos devem ser avaliados para determinar sua destinação final. Documentos de valor permanente devem ser preservados e recolhidos ao Arquivo Público do Estado de SC, enquanto os demais podem ser eliminados de forma segura, seguindo os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa de Eliminação.
5. Funções das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
5.1. Qual é o papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos?
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) são responsáveis por orientar, avaliar e selecionar os documentos produzidos e recebidos pelos órgãos, garantindo a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, além de aprovar a eliminação de documentos e garantir o cumprimento das normas vigentes.
5.2. Como a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos pode garantir a correta aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade?
Através de treinamentos regulares, auditorias internas, revisão de procedimentos e consulta a especialistas em gestão documental.
5.3. Quais são os principais desafios enfrentados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos?
Alguns desafios incluem a falta de conhecimento específico, a resistência à mudança, a atualização constante de normas e a adequação às tecnologias de informação.
Curso de Introdução à Gestão Documental na Administração Pública - 2024
Como representante do núcleo técnico do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO), estamos oferecendo este curso para todos os setoriais e seccionais do Sistema, visando capacitar os servidores da administração pública estadual.
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